Telefonanlagen & KI-Telefonassistenten
Moderne Unternehmenskommunikation beginnt am Telefon: Wir planen, installieren und betreuen Telefonanlagen sowie KI-gestützte Telefonassistenten, die Anrufe annehmen, Anliegen verstehen und Prozesse automatisieren – zuverlässig, DSGVO-konform und praxisnah.
Leistungen im Überblick
Telefonanlagen (VoIP) einrichten & optimieren
- Einrichtung und Migration auf moderne VoIP-Telefonie (z. B. IP-Telefone, Softphones, Mobile Clients)
- Nebenstellenkonzept, Rufgruppen, Warteschlangen, IVR/Sprachmenüs
- Standortübergreifende Telefonie (Homeoffice, Filialen, Remote-Teams)
- Absicherung gegen Missbrauch (z. B. Toll Fraud), Monitoring und saubere Dokumentation
KI-Telefonassistenten (Voice AI)
- KI nimmt Anrufe entgegen, qualifiziert Anfragen und erfasst Daten strukturiert
- Übergabe an Mitarbeiter oder Ticket/CRM-Systeme (z. B. Weiterleitung, Rückruf, E-Mail, Webhook)
- Intelligente Terminabfrage (Verfügbarkeiten, Rückrufzeiten, Slot-Vorschläge)
- Gesprächszusammenfassung und Protokollierung (auf Wunsch) für Nachbearbeitung und Qualität
Betrieb & Support
- Fernwartung und schnelle Fehlerbehebung
- Updates, Konfigurationsänderungen, Erweiterungen
- Notfall-Support bei Ausfällen oder Sicherheitsvorfällen
Typische Anwendungsfälle
- Kundenservice: Warteschlange, Priorisierung, Rückruflisten, Infoansagen
- IT-Support: Störungsmeldungen aufnehmen, Ticket erstellen, Dringlichkeit bewerten
- Praxis / Kanzlei / Handwerk: Terminannahme, Erreichbarkeit außerhalb der Zeiten
- Vertrieb: Qualifizierung von Leads, Weiterleitung an passende Ansprechpartner
- 24/7-Erreichbarkeit: Nacht-/Wochenendannahme mit definierter Eskalation
So läuft ein Projekt ab
- Kurze Bestandsaufnahme (Ist-Telefonie, Ziele, Rufnummern, Provider, Geräte)
- Konzept & Angebot (Nebenstellen, IVR, Erreichbarkeiten, Sicherheitskonzept)
- Umsetzung (Einrichtung, Tests, Portierung/Umstellung, Go-Live)
- Einweisung & Dokumentation (Nutzung, Admin-Zugang, Notfallplan)
- Betrieb & Optimierung (Monitoring, Anpassungen, KI-Verbesserungen)
KI-Telefonassistent: Was ist möglich?
Ein KI-Assistent kann – je nach Ziel – z. B.:
- den Anruf begrüßen und das Anliegen abfragen,
- Kundendaten aufnehmen (Name, Nummer, Referenz),
- Dringlichkeit einstufen (z. B. „Systemausfall“),
- passende Optionen anbieten (Rückruf, Weiterleitung, Ticket),
- eine saubere Zusammenfassung erzeugen,
- und bei Bedarf an einen Menschen übergeben.
Wichtig: Wir legen Wert auf Sicherheit, Transparenz und kontrollierte Workflows. Es gibt klare Regeln, wann die KI weiterleitet, welche Daten verarbeitet werden und wie Protokolle gespeichert werden.
Sicherheit & DSGVO
Telefonie ist kritisch: Wir berücksichtigen Datenschutz, Zugriffe, Protokollierung und Missbrauchsschutz von Anfang an.
- Zugriffs- und Rollenmodelle
- Verschlüsselte Verbindungen, sichere Passwörter, Rate-Limits
- Schutz gegen Telefonie-Missbrauch (Toll Fraud)
- Klare Datenschutz- und Aufbewahrungsregeln (je nach Setup)
Jetzt Beratung anfordern
Sie planen eine neue Telefonanlage, möchten von ISDN/Alt-Systemen migrieren oder einen KI-Telefonassistenten einführen? Wir beraten Sie pragmatisch und setzen sauber um.
Telefon: +49 8092 2558691
E-Mail: [email protected]